NetSuite ya no se limita solo a las finanzas, ya que cada vez se usa más para conectar las operaciones de ingresos, los datos de la plantilla y los resultados financieros en un único sistema, lo que crea una visión más unificada de cómo funciona la empresa. Aunque este cambio suele estar impulsado por la necesidad de eficiencia, visibilidad y consolidación de sistemas, también introduce un nivel de complejidad que muchas organizaciones no están del todo preparadas para gestionar.
El reto no es la tecnología en sí, sino entender qué supone esta evolución para los equipos que tienen que usarla e identificar dónde pueden surgir carencias antes de que empiecen a afectar al rendimiento.
Para los equipos directivos, el riesgo no es que NetSuite siga creciendo, sino que las estrategias de contratación no evolucionen al mismo ritmo.
Las señales de alerta ya se ven
En muchas organizaciones, la implantación de NetSuite se está llevando a cabo de forma gradual, incorporando nuevas funcionalidades poco a poco en lugar de mediante una única iniciativa de transformación, lo que hace que el impacto sea menos evidente en las primeras etapas.
Los procesos de ingresos se incorporan al sistema a través de la facturación y el reconocimiento de ingresos; las funciones de RR. HH. y nóminas se consolidan mediante SuitePeople; y la elaboración de informes cobra mayor importancia en la toma de decisiones a medida que mejoran las capacidades analíticas. Aunque cada uno de estos cambios tiene sentido por sí solo, juntos transforman de forma radical cómo se usa el sistema y quién es el responsable del mismo.
El problema es que las estructuras de los equipos suelen quedarse igual, lo que genera señales de alerta tempranas que es fácil pasar por alto, pero que se vuelven cada vez más difíciles de resolver con el tiempo.
Estas señales suelen incluir:
- Los equipos de finanzas están asumiendo la responsabilidad de procesos que van más allá de su ámbito original
- Los datos de RR. HH. y nóminas que están en NetSuite sin que quede claro quién es el responsable ni quién debe rendir cuentas
- Una mayor dependencia de un pequeño grupo de personas que entienden cómo se relacionan los sistemas y los procesos
- Ciclos de elaboración de informes más rápidos que no se traducen en información más clara o más útil
Por ahora, el sistema funciona como se esperaba, pero el equipo está empezando a ir más allá de lo previsto en el diseño.
Entender qué prestaciones necesitas realmente
A medida que NetSuite sigue ampliando sus funciones, la pregunta clave ya no es si el sistema es capaz de hacerlo, sino si la organización tiene las capacidades necesarias para utilizarlo de forma eficaz, lo que requiere un enfoque más meditado y estructurado a la hora de definir los roles.
En lugar de contratar basándose en los límites funcionales tradicionales, las organizaciones deben evaluar cómo están evolucionando las responsabilidades dentro del sistema e identificar dónde hay que introducir o reforzar las capacidades.
En la práctica, esto suele significar centrarse en tres áreas:
- Capacidad de generación de ingresos y análisis
A medida que los procesos de ingresos se integran cada vez más en NetSuite, se espera cada vez más que los equipos financieros se impliquen en la elaboración de previsiones, la lógica de facturación y el análisis del rendimiento, lo que requiere un conjunto de habilidades más amplio que el de la elaboración tradicional de informes financieros.
Entre ellos se incluyen profesionales que pueden:
- Entiende cómo fluyen los ingresos desde la cartera de proyectos hasta su contabilización
- Usa las herramientas de análisis de NetSuite para facilitar la elaboración de previsiones y la toma de decisiones
- Alinear la información financiera con el rendimiento comercial y los resultados empresariales
2. Integración de la plantilla y las nóminas
Ahora que SuitePeople integra los sistemas de información de recursos humanos (HRIS) y las funciones de nóminas en NetSuite, las empresas obtienen una mayor visibilidad de los datos sobre su plantilla, pero también asumen nuevas responsabilidades que deben gestionarse de forma eficaz.
Esto genera demanda de profesionales que sean capaces de:
- Gestiona los procesos de RR. HH. y nóminas en NetSuite
- Coordinar los datos sobre la plantilla con la información financiera y la gestión de costes
- Facilitar el cumplimiento normativo tanto en el departamento de RR. HH. como en el de finanzas
3. Responsabilidad sobre el sistema a nivel interfuncional
A medida que se van integrando más procesos en una única plataforma, la responsabilidad sobre ellos se vuelve menos clara, lo que puede provocar fragmentación si no se aborda de forma proactiva.
Las organizaciones se benefician de contar con personas que puedan:
- Trabajar en las áreas de finanzas, recursos humanos y operaciones
- Garantizar la coherencia de los datos y la armonización de los procesos en todo el sistema
- Mantén la visibilidad y el control a medida que el entorno se vuelve más complejo
¿Por qué reaccionar demasiado tarde supone un riesgo?
Muchas organizaciones no empiezan a abordar estas carencias de capacidad hasta que empiezan a afectar a la prestación del servicio; para entonces, los síntomas ya son evidentes y, a menudo, más difíciles de resolver.
Estos síntomas suelen incluir:
- Retrasos en la presentación de informes, la conciliación o la gestión de nóminas
- Falta de coordinación entre departamentos debido a datos o procesos incoherentes
- Mayor dependencia del apoyo externo para mantener el rendimiento del sistema
- Los sistemas tienen dificultades para adaptarse a medida que el negocio crece o se introduce en nuevos mercados
En esta fase, la contratación se vuelve reactiva, ya que los puestos se crean para hacer frente a retos inmediatos en lugar de reforzar la capacidad a largo plazo, lo que puede provocar una mayor fragmentación e incoherencia.
La alternativa es actuar antes, identificando las señales y solucionando las deficiencias antes de que se conviertan en problemas operativos.
Cuando se lleva hecho más o menos un tercio de la implementación de NetSuite, las empresas que adoptan un enfoque más proactivo a la hora de evaluar sus capacidades están mejor preparadas para mantener el control y evitar problemas.
Anderson Frank trabaja con empresas para detectar dónde hay carencias en las competencias y ponerte en contacto con profesionales de NetSuite que puedan solucionarlas antes de que afecten al rendimiento.
Crear una estrategia de contratación que refleje cómo se usa NetSuite
Para adelantarte a estos cambios, las estrategias de contratación deben evolucionar para reflejar cómo se utiliza realmente NetSuite en toda la empresa, en lugar de basarse en definiciones estáticas de puestos que ya no se ajustan a las capacidades del sistema.
Esto implica adoptar un enfoque más dinámico a la hora de diseñar los equipos, en el que las funciones se definen en función de los resultados y las responsabilidades, en lugar de los límites funcionales tradicionales.
En la práctica, esto significa:
- Definir los roles en función de cómo el sistema da soporte a los procesos de negocio, y no a las estructuras departamentales
- Se da prioridad a los candidatos que puedan trabajar en los ámbitos de finanzas, recursos humanos y operaciones
- Utilizar la certificación y la formación estructurada como indicadores de preparación y capacidad de adaptación
- Aprovechar el soporte por contrato o «nearshore» para acceder a conocimientos especializados cuando sea necesario
Este enfoque permite a las organizaciones crear equipos que puedan evolucionar al mismo tiempo que el sistema, asegurándose de que su capacidad se adapte al ritmo de los cambios.
Qué significa esto para los responsables de contratación de NetSuite
La expansión de NetSuite no da señales de frenarse y, a medida que se vayan integrando más procesos en una única plataforma, las expectativas que se tienen de los equipos seguirán aumentando.
Los líderes que esperan a que surjan los problemas se verán obligados a reaccionar bajo presión, a menudo con opciones limitadas, mientras que los que actúan antes pueden definir las funciones con mayor claridad, adaptar las capacidades al uso del sistema y crear equipos que favorezcan el rendimiento a largo plazo.
La diferencia no está en el sistema en sí, sino en lo bien que se prepara la organización para utilizarlo.
Ir un paso por delante del cambio
NetSuite se está convirtiendo en una plataforma que conecta los datos financieros, operativos y de personal, lo que ofrece oportunidades para una mayor visibilidad y control, pero también exige un enfoque más integrado a la hora de diseñar los equipos y desarrollar sus capacidades.
Las organizaciones que se toman el tiempo para entender qué significa esto para sus equipos y actúan antes de que empiecen a surgir carencias están mejor preparadas para crecer con confianza y mantener el rendimiento a medida que aumenta la complejidad.